Últimamente he estado haciendo investigación de diferentes herramientas TIC para la gestión de la empresa.
Mi resolución de año nuevo es llevar la gestión a un nuevo nivel, dejar el sistema de carpetas y plantillas OpenOffice Calc en el pasado. Porque no hay duda de que el uso de CRM, ERP, Gestor de Proyectos o programas de administración contable y financiera són básicos para la buena salud de cualquier empresa.
En el caso de autónomos, microempresas y pymes, el uso de aplicaciones gratuitas de código abierto o soluciones SaaS son alternativas viables para lo que tradicionalmente han sido soluciones muy caras y reservadas para las grandes empresas.
En los últimos meses he tomado contacto con diferentes soluciones:
- SugarCRM
Es un CRM muy potente, gratuito, de código abierto y con una gran comunidad desarrolladora. Dispone de multitud de módulos. Siendo el gestor de facturas de Rego Luna un magnífico ejemplo made in Spain.
Se puede instalar en un servidor propio o encontrar un proveedor de servicios que lo administre por ti, por una cuota mensual. - SalesForce.
El CRM en la nube por excelencia. Muy potente y versátil, pero con unos precios prohibitivos en mi opinión. - Contasimple.
SaaS made in Spain de gestión contable. Con plan básico gratuito, profesional (6€/mes) y ultimate (9€/mes). No lo he usado así que no puedo dar opinión. - GnuCash.
Aplicación de escritorio (el programa que se instala de toda la vida) de código abierto y gratis. Lo instalé y lo desinstalé al cabo de 20 minutos, pero seguro que es muy potente. - Trey-Fact.
Aplicación de escritorio que integra CRM y ERP. No lo he usado pero tiene buena crítica. - WebERP.
ERP de código abierto y gratuito que debes instalar en servidor propio. No lo he usado así que no tengo opinión. - Endeve.
Sencilla y atractiva aplicación online para generar facturas y gastos, adaptada al mercado español.
Éstas són solo algunas de las herramientas disponibles. Invito a añadir otros servicios en los comentarios.
Me gustaría acabar hablando Google Apps. Tras mucho debatir, creo que Google Apps va a ser mi herramienta de elección. Principalmente lo que he valorado a favor es lo siguiente:
- SaaS: poder trabajar “en la nube” es una condición sine qua non en mi tipo de trabajo.
- Integración: esto se debería escribir en mayúsculas. Google Apps permite la integración de los servicios de Google a los que ya te has acostumbrado (o deberías): Gmail, Calendar, Contacts, Docs, etc con otras aplicaciones de terceros. A pesar de existir alternativas a las apps de Google (Outlook y Office para los tradicionales) éstas han hecho su trabajo sin ninguna queja en los años que llevo utilizandolas. Este tipo de integración te permite controlar todos tus datos y comuniaciones en un sólo sitio (Google) sin estar limitado a usar los productos Google.
- Movilidad: las herramientas descritas suelen tener su versión para movil, ya sea iOS app, Android App o para navegadores pequeños.
- Calidad: Google hace cosas de calidad, y en muchas ocasiones gratuïtas. Las empresas que se integran con Apps suelen ser empresas asentadas con productos de calidad.
- Comunidad: existe un sistema de votación y comentarios que ponen a cada App en su sitio. Además una búsqueda te resolverá la mayoría de problemas que tengas.
- Potencial: el uso de esta plataforma sólo puede incrementar, por lo que es de esperar que en unos años vista existan multitud de aplicaciones, servicios y funcionalidades que se adapten a las necesidades de cada empresa.
¿Cómo funciona Google Apps para una empresa?
La puesta a punto puede ser un poco liante, especialmente porque conlleva la creación de una nueva cuenta de Google separada de la personal, que puede que ya estés usando para tus gestiones…
La version básica de Google Apps sólo tiene Gmail, Docs, Pages, Calendar y Contacts… asi como los demas servicios gratuitos de google (gtalk, picasa, etc.) que bien usados pueden ser suficiente para una empresa sencilla.
La versión profesional, Google Apps Business (40€/año/usuario) te da la opcion de añadir Apps de terceros, y es ahi donde empieza la magia.
Las Apps pueden ser gratuitas o de pago mensual, la mayoría con rangos de precios dependiendo del uso que le des: van de los 10€/mes a los 50€/mes.
En las pruebas que he estado haciendo, sólo uso gratuitas y parecen suficientes.
Recomiendo:
- Insightly
CRM gratuito, no es tan potente como sus competidores más experimentados (a saber: SugarCRM o SalesForce) pero tiene buena pinta. - Gist
Mini-CRM inteligente que se integra en Gmail, parecido a Rapportive, q por cierto recomiendo encarecidamente. - MailChimp
Herramienta de mail marketing, el mejor sin duda, gratuito para <6000 mails/mes. - Teambox
Project manager muy social - Tungle.me
Reserva de horas online para autónomos. - Zoho Invoice
Para generar facturas. El plan gratuito es limitado a 5 facturas/mes. Para poder hacer 25 facturas/mes pagas $8/mes. Es el único decente para trabajar en español, pero no permite grabar diferentes impuestos a la vez como irpf+iva… de todas formas es visualmente atractivo y muy usable, con muchas funcionalidades. - SmartSheet
Project management, diagramas de gantt, increible app donde las haya.
Se hecha mucho en falta apps adaptadas al mercado español, especialmente gestores financieros y de contabilidad…. ¡a ver si hay alguna start up que se anima!
Me gustaría saber vuestros comentarios: ¿como llevas actualmente la gestión de vuestra empresa? ¿sabes de otras aplicaciones que se adapten al mercado español?
